Germany – Vehicle refuelling services – Betankung der städtischen Fahrzeuge der Stadt Wermelskirchen

Die Stadt Wermelskirchen beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrages über die bargeldlose Betankung von ca. 110 Fahrzeugen und kraftstoffbetriebenen Geräten für alle Organisationseinheiten der Stadt. Für die Abrechnung wird ein Tankkartensystem, das vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt wird, genutzt. Die Tankstelle muss mindestens außerhalb ihrer üblichen Öffnungszeiten einen täglichen Öffnungsservice (einschl. Wochenende und Feiertage) von 5:00 Uhr bis 23:00 Uhr haben. Insbesondere wegen der Einsatzbereitschaft der städtischen Fahrzeuge oder sonstiger anderer Einsatzfahrzeuge (Winterdienst, Feuerwehr und Rettungsdienst) muss mindestens bei besonderen Einsatzfällen ein kurzfristiger abrufbarer Einsatz der Tankstelle (innerhalb einer halben Stunde) sichergestellt sein (entfällt bei einem 24-Stunden-Service). Die Abrechnung erfolgt über ein Abrechnungssystem. Preisbasis für die Abrechnung der Betankungen ist der aktuelle Säulenpreis zum Zeitpunkt der tatsächlichen Betankung. Das Abrechnungssystem muss folgende Grundbedingungen enthalten: - Tankkartensystem pro Fahrzeug (PKW, LKW und Spezialfahrzeuge), pro kraftstoffbetrie-benem Großgerät (Bagger, Radlader) und pro sonstiges Gerät (Kleingeräte, Mietgeräte) - für jede Organisationseinheit erfolgt eine separate monatliche Abrechnung (Format DIN A4) zu Beginn eines jeden Monates mit den Leistungen des Vormonats jeweils unterteilt nach den einzelnen Fahrzeugen bzw. interner Kennung (Kostenstellen). Die einzelnen unterschriebenen Tankbelege sind beizufügen, eine Ausfertigung dieser Tankbelege bekommt der Fahrer schon beim Tanken. Kopien der Tankbelege sind den monatlichen Abrechnungen unbedingt beizufügen. Es handelt sich um die Organisationseinheiten: - Amt 10 Haupt-und Personalamt - Amt 37/1 Feuerwehr - Amt 37/2 Rettungsdienst - Amt 50 Sozialamt - Amt 51 Jugendamt - Amt 65 Gebäudemanagement - Amt 66 Betriebshof - SAW/70 Städtischer Abwasserbetrieb Die Abrechnung für jede Organisationseinheit muss mindestens folgende Daten enthalten: - Datum und Uhrzeit des Tankvorganges - Fahrzeugkennzeichen bzw. interne Kennung (Kostenstelle) - Art und Menge des getankten Kraftstoffes - Basispreis und Konditionen des einzelnen Tankvorganges - Abzug gemäß Sonderkondition - Mehrwertsteuer und Gesamtpreis Der jeweilige Lieferschein muss mindestens folgende Daten enthalten: - Datum und Uhrzeit des Tankvorganges - Fahrzeugkennzeichen bzw. interne Kennung (Kostenstelle) - Art und Menge des getankten Kraftstoffes - Basispreis des einzelnen Tankvorganges - Unterschrift des Fahrers Änderungen der o.g. Bezeichnungen für die Organisationseinheiten sind im Laufe des Lieferzeitraumes möglich Der Rechnungsbetrag wird innerhalb von 14 Werktagen nach Eingang der Rechnung bei der Stadtverwaltung zur Auszahlung angewiesen. Ein SEPA-Abbuchungsauftrag oder ein anderes Lastschriftverfahren kann nicht erteilt werden.