Netherlands – Payroll management services – Loonadministratieve dienstverlening HAN Flex B.V.

De Stichting Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (hierna ‘HAN’) maakt jaarlijks gebruik van flexibele arbeid voor de inzet van onderwijsondersteuners, leden van de beroepscommissie, werkstudenten, surveillanten, gastdocenten en simulanten die onregelmatig, incidenteel kortdurend werkzaamheden verrichten. Het aantal in te zetten personen (meer dan 1.200) is evenals het aantal inzetcontracten (2 tot 3 per persoon gemiddeld per jaar) en het aantal inzetbare uren sterk wisselend van 1 tot 150 uur per persoon per jaar. De HAN heeft deze dienstverlening uitbesteed aan haar dochteronderneming HAN Flex B.V. die hierbij optreedt als formeel juridisch werkgever. De volledige back-office van HAN Flex B.V. (hierna ‘HAN Flex) is momenteel uitbesteed aan MultiFlexx B.V. (hierna ‘MultiFlexx’). Overige dienstverlening voor de HAN valt buiten de scope van deze opdracht. De werkzaamheden van MultiFlexx bestaan uit opstellen verschillende varianten van individuele arbeidsovereenkomsten met bijbehorend volledig personeelsdossier, contractadministratie , loonadministratie met bijbehorende kosten en vergoedingen, loonaangifte, pensioenafdracht, urenregistratie, helpdesk op locatie HAN voor alle in te zetten personen (ook tijdens schoolvakanties), interne facturatie o.b.v. correcte kostenplaatsen, periodieke managementinformatie, ondersteuning van communicatie inzake relevant beleid, advisering m.b.t. wijzigende wetgeving, gebruikerstevredenheidsonderzoek, aansluiting op relevante HAN systemen, ‘voeden’ van het HR-systeem van de HAN, correct en tijdig ‘voeden’ van de pensioenverzekeraar en tussenpersoon, beheer klachtenprocedure inclusief afhandeling. Uit eerdere markconsultaties is gebleken dat, naast MultiFlexx, andere marktpartijen geen interesse hebben om deze uitgebreide dienstverlening te leveren aan de HAN Flex, voornamelijk door de omvangrijke transitie van MultiFlexx naar een nieuwe opdrachtnemer, de hoeveelheid en complexiteit van de dienstverlening in relatie tot de beperkte omvang van de contractwaarde (circa 300.000 euro), het ontbreken van garanties over het volume (in te zetten uren) en een kortlopende overeenkomst. Aangezien HAN Flex verwacht dat geen andere partijen dan MultiFlexx zullen inschrijven op een aanbesteding, wil HAN Flex een overeenkomst van 1 jaar afsluiten zonder volumegaranties met MultiFlexx die optioneel kan worden verlengd met steeds 12 maanden. Om deze reden heeft HAN Flex deze ‘Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf’ gepubliceerd, waarin we marktpartijen in gelegenheid willen stellen om hiertegen bezwaar te maken middels een dagvaarding aan de rechtbank in Den Haag binnen 20 kalenderdagen na publicatie van deze aankondiging. 3 jaar na afsluiten van de overeenkomst zal wederom een ‘Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf’ worden gepubliceerd om te toetsen of de marktsituatie is gewijzigd.