Netherlands – Educational software development services – Vrijwillige transparantie Exam Services t.b.v. de UvA/HvA

1. Inleiding en achtergrond: De Universiteit van Amsterdam (UvA) en Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn overgestapt op het digitale toetsplatform Ans. Voor de zogeheten ‘Print & Scan’-tentamens, waarbij tentamens op papier worden afgenomen en daarna worden gescand en geüpload in Ans om digitaal te worden nagekeken en verwerkt, is aanvullende ondersteuning nodig om het logistieke proces eromheen optimaal te faciliteren binnen de bestaande digitale toetsomgeving. UvA en HvA zijn daarom op zoek naar een Software-as-a-Service (SAAS)-platform die dit logistieke proces kan faciliteren en dat tevens geïntegreerd kan worden met het Ans-platform. Dit platform moet de volledige tentamenlogistiek rondom papieren tentamens kunnen ondersteunen, waaronder het printen van tentamens via de printprovider, het aansturen en organiseren van het transport, en het koppelen met scanproviders om tentamens veilig te digitaliseren en te kunnen uploaden naar Ans. Het doel is om regie, controle en overzicht over het gehele logistieke tentamenproces te houden door dit te beleggen bij één en dezelfde leverancier. Hiermee wordt versnippering van verantwoordelijkheden voorkomen en wordt uniformiteit in de uitvoering geborgd. 2. Motivatie voor de keuze voor een specifieke oplossing Op basis van marktonderzoek is gebleken dat Canon Exam Services de enige beschikbare oplossing op de markt is die voldoet aan de minimale eisen en gevraagde functionaliteiten van de UvA en HvA. In paragraaf 3 zijn deze eisen en functionaliteiten, zoals gevraagd door de UvA en HvA en geleverd door Canon Exam Services, nader uitgewerkt. 3. Het gevraagde SAAS-platform moet minimaal de volgende functionaliteiten bieden: • Veilige authenticatie en SSO (SurfConext met Identity Provider UvA en HvA) • Importeren gegevens uit Excel, SIS, roosterprogramma (bijv. TermTime)/Student Informatie Systeem/surveillantensysteem; • Aanmaken tentamendossier per toets moment; • Instellen afnamelocaties en productiegegevens; • Deadline monitoren/alert • Reminders/ Notificaties/e-mail communicatieondersteuning tentamenorganisatie/docent/student/surveillanten • ‘Drag and drop’ aanleveren van tentamens en direct vanuit Integratie Ans • Uploaden en beheer overige documenten per tentamen • Accordering documenten en materialen per tentamen • Automatisch aanmaken logistieke zending-, envelop en scaninstructiedocumenten; • Automatisch genereren presentielijsten/voorzieningenlijsten • Real time inzicht in alle stappen van het tentamenproces • Uitgebreide rapportagemogelijkheden • Koppeling met beveiligd printproces van de printprovider • Koppeling met Ans digitaal toetssysteem van UvA en HvA (Ans v1/v2 integratie) • Koppeling met verschillende koerierssystemen voor beveiligd transport (track & trace) • koppeling met beveiligd scanproces en de scanworkflow naar Ans. • Controle en aansturing van digitale tentamenworkflow • Koppelingsmogelijkheden met relevante bronsystemen die de HvA/UvA gebruiken om tentamens te organiseren (denk aan o.a. Student Informatie Systeem, Rooster Informatie Systeem en Surveillantensysteem) • Output voor koppeling digitale toetssystemen • Automatische stoeltoewijzing voor studenten (regulier/voorzieningen) • Print-, Print&Scan-, Digitaal dashboard Software en diensten: Van de leverancier wordt verwacht dat de volgende diensten worden geleverd: • SurfConext koppeling • Integratie Ans en overige koppelingen • Training en begeleiding • Verwerkersovereenkomst en SLA • Support • Volledige regie over- en verwerking/productie van tentamens en examens binnen de tentamenlogistieke keten • Just in time levering en ophalen van tentamens en examens op de juiste plaats • Volledige track & trace van bestelling, verwerking, productie en transport Uitgangspunten van de dienstverlening: • Gevraagde software wordt als SAAS-oplossing geleverd. Dat betekent dat er geen software op locatie van UvA en HvA geïnstalleerd hoeft te worden. Leverancier zorgt voor onderhoud en beheer van de software. • De software en diensten dienen te voldoen aan marktconforme beveiligingsstandaarden (ISO27001) en zijn aantoonbaar ontworpen volgens de Privacy by Design en Security by Default principes. • De SAAS-oplossing is geschikt om aan te sluiten op een print- en scanproductiecentrum. • De SAAS-oplossing is geschikt om met verschillende koeriers en koeriersystemen te werken. 4. Contractvoorwaarden In het kader van transparantie maken de HvA en UvA aan de markt kenbaar dat deze opdracht niet zal worden aanbesteed. De HvA en UvA zijn voornemens een overeenkomst af te sluiten met Canon Exam Services met een initiële looptijd van 2 jaar en de mogelijkheid om deze 3 maal met een periode van 12 maanden (bij positieve evaluatie) te verlengen voor de levering van licenties. 5. Mogelijkheid tot bezwaar Ondernemers hebben 20 kalenderdagen om gemotiveerd bezwaar aan te tekenen. Het is daarbij verplicht om een gemotiveerd bezwaar te versturen naar aanbestedingen@uva.nl.